В эпоху глобализации цифровых технологий все большее число бумажных носителей подвергаются оцифровке, особенно это актуально для фирм, которые работают с огромных количеством документов. Не секрет, что объем документооборота на предприятиях не уменьшается (скорее, только увеличивается), при этом растет и необходимость в быстрой отправке и получении тех или иных договоров и заявок, поэтому требуется всеобщая оптимизация. Те компании, которые поддерживают идею безбумажного офиса, используют электронные архивы. Как правило, создают такие базы данных аутсорсинговые фирмы (которые предоставляют свои услуги по разработке и содержании подобных систем предприятиям, не имеющим специалистов в данной области). Что представляет собой электронный архив и какие имеет преимущества перед зарекомендовавшим себя много лет назад бумажным – рассмотрим более подробно.

Итак, это специально созданное хранилище, способное вмещать в себя колоссальные объемы информации. Сюда входят и бухгалтерская документация, и конфиденциальные файлы, и проектные чертежи и схемы, различные изображения и звукозаписи, технические разработки, личные дела сотрудников и многое другое. При этом вся информация четко структурирована по тем или иным параметрам. Понятно, что главное требование, которое предъявляется к подобного рода электронным системам, – обеспечение безопасности, конфиденциальность и надежность хранения всех бумаг, представляющих ценность для предприятия. Кстати, такое хранилище регулярно пополняется новыми данными, а также возможно и уничтожение документов, срок хранения которых давно истек.

В чем же преимущества этого типа баз данных? Во-первых, что, несомненно, является огромным плюсом такой системы, – это возможность быстрого поиска нужного файла. Система, работающая с огромным количеством информации, способна буквально за считанные секунды найти именно тот документ, который необходим в данный момент. Понятно, что в «бумажном» архиве поиск того или иного отчета, заявки, проекта займет намного больше времени. Это правило работает, поскольку хранилище имеет четкую структуру, где каждый файл отсортирован в зависимости от того или иного параметра. Во-вторых, это защита информации: компании, занимающиеся разработкой электронного архива, гарантируют конфиденциальность тех документов, которые находятся в хранилище (при этом вся система также находится под защитой от посторонних лиц). В-третьих, это позволяет сэкономить средства предприятия на поиск и доставку, а также копирование тех или иных бумаг. Плюсом к этому не требуется специальное помещение для хранения всей кипы документов.