Цифровые инструменты работы бизнеса развиваются все более стремительно. И вот уже налоговая служба в некоторых случаях требует от предприятий представлять документы только в цифровом формате. Журнал «Расчет» попросил Анну Астафьеву, старшего бухгалтер компании Acsour, рассказать, какие бумаги должны соответствовать электронному формату и что делать, если такой формат пока не утвержден.

Расчетливая подписка!
Сейчас подписку на журнал «Расчёт» можно получить бесплатно вместе с бератором «Практическая энциклопедия бухгалтера». Предложение ограничено, торопитесь! Подключить бератор с «Расчётом»

Трудоемкий формат представления рабочих бумаг в ФНС в виде заверенных должным образом копий для всех давно стал привычным. Переход же на электронный формат существенно экономит время и ресурсы.

Сама процедура обмена цифровыми документами с ФНС по ЭДО подробно изложена в документе «Порядок направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи», утвержденном приказом ФНС России от 16 июля 2020 года № ЕД-7-2/448@.

Названный документ объединил в себе все актуальные требования и правила.

В процессе электронного взаимодействия бизнеса и Налоговой службы используются следующие технологические формы цифровых документов:

  • подтверждение даты отправки;

  • квитанция о приеме;

  • уведомление об отказе в приеме;

  • извещение о получении, которое формируется на каждый документ и технологический электронный документ, указанный в пунктах 1–3;

  • информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (актуально в случаях подписания документа представителем компании).

Участники электронного взаимодействия, к которым относится также оператор ЭДО, обеспечивают хранение всех отправленных и принятых как самих «цифровых бумаг», так и их технологических документов (за исключением извещения о получении электронного документа) с УКЭП и квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным Налоговой службой, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО или через Личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru.

Обратите внимание, в соответствии с указанным выше приказом ФНС данные, отраженные на бумажных носителях, должны быть преобразованы в электронную форму. Выполнить это требование довольно просто, достаточно сделать сканирование бумаг с сохранением их реквизитов.

Об этом прямо сказано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Соответственно, представить «фото с телефона» вполне допустимо, при условии, конечно, что такая цифровая копия неотличима от сканированного документа и сохранена в утвержденном формате.

Следует помнить, что в случае необходимости инспектор вправе ознакомиться с подлинниками. По этой причине настоятельно рекомендую избегать в работе ретуши в программах-фоторедакторах.

При представлении истребуемых бумаг в налоговый орган в электронной форме по ТКС такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя или его представителя.

То есть используется все та же самая УКЭП, которой организация подписывает декларации, расчеты и другие отчетные документы при отправке их через ТКС. Выпускать отдельную УКЭП для этого не требуется.

Еще по теме:

Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года

С 2022 года – новые транспортные накладные: бумажная и электронная

В 2022 году состоится переход к использованию ЭП и машиночитаемых доверенностей

Какие документы можно оправить в формате скан-образа?

В виде скан-образа можно отправить любые документы, которые запрашивает налоговый орган, в том числе и пояснительные, сопроводительные письма. А вот в виде xml-файла можно передавать только те документы, формат которых утвержден ФНС. Перечень их ограничен.

Надо понимать, что передать в Налоговую службу можно только те данные в xml-формате, которые были получены при взаимодействии с контрагентами по ЭДО и подписаны УКЭП.

Требования и исключения к форматам документов

Важно помнить, что пояснения к декларации по НДС могут быть направлены в ФНС исключительно в электронном виде и обязательно в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 16 декабря 2016 года № ММВ-7-15/682@.

Если компания направит ревизорам пояснения к декларации по НДС на бумаге, они не будут считаться представленными. Об этом прямо сказано в пункте 3 статьи 88 НК РФ. Будьте внимательны, служба вправе оштрафовать организацию за непредставление пояснений.

А вот дополнительная информация к формализованным пояснениям может сдаваться не по формату. В частности, скан-образы можно отправить в формате tif, jpg, pdf, pgn.

При ответе на требование используется форма по КНД 1184002 – документ, необходимый для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, она же – опись документов.

Безусловно, скан-образы всех бумаг можно сохранить в один файл, например, в формате pdf, и отправить его в ФНС, так как конкретные требования к неформализованным файлам законодательно не закреплены. Но лучше все же каждый документ сохранять в отдельный файл.

Прикрепляя его к описи, удобно будет указать название документа, например, Договор на поставку продукции № 15 от 31.03.2021 или Платежное поручение № 2056 от 01.04.2021, и конкретный пункт требования, в ответ на который представляется данный документ.

Это не только облегчит работу проверяющего, но и поможет избежать дальнейших вопросов и лишних взаимодействий с ФНС.

В заключение следует отметить, что вопрос полного перехода на электронный документооборот уже можно назвать решенным, рано или поздно к этому формату обмена данными придут все компании и государственные органы.

Утвержденные форматы электронных документов

Налоговое ведомство постепенно переводит в электронный формат наиболее значимые документы, которые компании могут представлять в электронном виде.

Приказом ФНС России от 19 декабря 2018 года № ММВ­7­15/820@ утверждены форматы:

  • счета­фактуры;

  • акта приемки­сдачи работ (услуг);

  • товарной накладной (ТОРГ­12);

  • счета­фактуры и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет­-фактуру.

Приказом ФНС России от 12 октября 2020 года № ЕД­7­26/736@ утверждены форматы:

  • корректировочного счета­фактуры;

  • документы об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет­фактуру.

Приказом ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД­7­26/547@ утверждены форматы:

  • книги покупок;

  • книги продаж;

  • дополнительного листа книги покупок;

  • дополнительного листа книги продаж;

  • журнала полученных и выставленных счетов­фактур.

Приказом ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ­7­10/552@ (ред. от 8 апреля 2019 г.) утвержден формат

документа о передаче результатов работ (об оказании услуг).

Приказом ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ­7­10/551@ (ред. от 8 апреля 2019 г.) утвержден формат

документа о передаче товара при торговых операциях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.